紙張是辦公室運營必不可少的商品。大多數(shù)常規(guī)辦公室都依靠紙來完成最簡單的任務(wù)。即使在數(shù)字化之后，建立一個完全無紙化辦公室的夢想仍未實現(xiàn)。人們習慣于標準形式的筆記和文檔。以下是如何使用AI和ML實現(xiàn)無紙化操作和文檔自動化。

人工智能和機器學習等先進技術(shù)可幫助企業(yè)實現(xiàn)無紙化辦公室的目標。使用這些技術(shù)，可以有效解決與管理紙質(zhì)文件上的大量數(shù)據(jù)相關(guān)的問題。

無紙化企業(yè)的概念

無紙化企業(yè)在數(shù)字設(shè)備上運行時紙張消耗最少。在數(shù)字連接的世界中，這為企業(yè)帶來了空前的優(yōu)勢。所有數(shù)據(jù)都以數(shù)字方式存儲在云端或本地，可以實時使用這些數(shù)據(jù)來獲取有關(guān)運營效率、市場營銷活動、員工參與度等方面的有價值的見解。

機器學習（ML）通過自動化多個業(yè)務(wù)操作來實現(xiàn)下一代的數(shù)字轉(zhuǎn)換，這需要填寫大量的紙質(zhì)文檔。企業(yè)已經(jīng)在努力將機器學習和人工智能結(jié)合起來，實現(xiàn)數(shù)字化和更高的效率。

機器學習在現(xiàn)代企業(yè)中的滲透率不斷提高

無紙化運營的好處

自動化可以為現(xiàn)代企業(yè)帶來許多好處。不僅可以最大程度地減少繁瑣的歸檔和存儲大量文檔的工作，而且企業(yè)還可以提高其數(shù)據(jù)發(fā)現(xiàn)和利用能力。以下是采用無紙化流程的一些好處：

高效的文檔組織

通過人工智能和機器學習實現(xiàn)數(shù)字化，使公司能夠以易于訪問的格式組織所有信息。這樣可以節(jié)省時間，員工不必再浪費時間搜索文檔。此外，這還促進了遠程工作文化，并帶來了下一級的身份驗證，因為可以識別數(shù)字信息的來源。

增強安全性

紙質(zhì)數(shù)據(jù)存儲的最大缺點之一是數(shù)據(jù)的安全性。傳統(tǒng)上，辦公文化并不重視數(shù)據(jù)保護，只是將重要信息存儲在文件柜或任何類似方法中。

由于不可避免的情況，所有這些方法都容易導致數(shù)據(jù)被盜或損壞。無紙化辦公增強了安全措施，因為公司可以備份數(shù)據(jù)，通過密碼保護數(shù)據(jù)安全并采取實施安全措施。

減少開銷

使用基于紙張的技術(shù)來存儲數(shù)據(jù)是一件麻煩且昂貴的事情。公司可以通過減少紙張、復印機設(shè)備和維護，每年節(jié)省數(shù)百萬美元。此外，公司不必浪費寶貴的空間來存儲文件和其他文件。

無紙化數(shù)字化可讓您從任何地方輕松訪問，這意味著比使用傳統(tǒng)方法在物理數(shù)據(jù)傳輸上花費的資金更少。

 實時洞察

數(shù)字存儲的數(shù)據(jù)充當海量數(shù)據(jù)池，可從可用數(shù)據(jù)中獲取實時信息。這意味著企業(yè)可以更好地利用現(xiàn)有的信息來提高效率。營銷經(jīng)理可以利用從各種活動中收集的實時數(shù)據(jù)；生產(chǎn)團隊可以了解客戶的偏好。

機器學習和人工智能可以增強數(shù)據(jù)分析功能，并使業(yè)務(wù)流程更貼近客戶的需求和偏好。

行業(yè)用例：誰將受益最大？

1．律師事務(wù)所

基于AI／ML的無紙化工作流程將大大提高律師事務(wù)所的生產(chǎn)力。傳統(tǒng)上，法律專業(yè)被視為一項勞動密集型工作，需要瀏覽成千上萬個法律案例檔案，回顧過去的案例研究，審查法律合同等等。

人工智能可以減少對數(shù)據(jù)分析和處理的人工干預(yù)，讓律師和法律公司有更多的時間為客戶提供建議和在法庭上上訴。人工智能（AI）可以用來保存法律合同的記錄，并在續(xù)簽時提供實時警報，校對法律文件，在幾秒鐘內(nèi)找到有價值的信息。對于法律體系而言，人工智能是未來無紙訴訟和審判的關(guān)鍵。

2．汽車工業(yè)

汽車行業(yè)是AI／ML創(chuàng)新的最大受益者之一。機器學習使汽車制造商可以創(chuàng)建自動系統(tǒng)來管理在制造過程中生成的大量數(shù)據(jù)。

此外，由于數(shù)據(jù)已經(jīng)數(shù)字化并且可以自動進行表格提交，因此AI減少了發(fā)生車間事故時提交索賠的工作量。另外，由于車輛可以通過云基礎(chǔ)架構(gòu)直接連接到制造商，ML算法可以讓客戶獲得實時診斷支持，而無需提交紙質(zhì)表格。這意味著維修、服務(wù)和一般性能問題可以實時報告，而不需要紙張。

3．保險

保險業(yè)可以使用機器學習來實現(xiàn)索賠的自動化，這將是一個令人愉快的客戶服務(wù)流程。機器學習和人工智能可以用來創(chuàng)建復雜的評級系統(tǒng)，用于評估風險和預(yù)測每個策略的有效定價結(jié)構(gòu)。所有這些都可以實現(xiàn)自動化，從而減少了人工干預(yù)對風險進行分類的需求。

而且，人工智能可以通過數(shù)字化管理大量理賠數(shù)據(jù)，保單利益，醫(yī)療／個人記錄來簡化工作流程。AI算法可以使用存儲在云中的數(shù)據(jù)來獲取有關(guān)保單持有人的實時信息，并提高欺詐檢測過程的效率。

結(jié)束

人工智能具有革新工作空間的潛力。在AI開發(fā)公司的幫助下，中小型和大型企業(yè)可以朝著無紙化的未來邁出實質(zhì)性的一步。它不僅可以降低運營成本，而且可以提高現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程的整體效率。上面建議的行業(yè)用例只是巨大的冰山一角。

可能性是無限的。由AI驅(qū)動的產(chǎn)品開發(fā)公司可以了解您的現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程，并提出適合您業(yè)務(wù)運營的定制解決方案。（編譯／Cassie）